出願書類を準備する

出願書類の請求


出願書類の入手方法としては

@ 手紙で請求する
A Eメールで請求する
B 希望する大学のホームページから書類をダウンロードする

の3つの方法が一般的。一番簡単で確実な入手方法はBのホームページからのダウンロード。このサービスを行っているかどうかを、まずホームページ上で確かめるといい。但し、ダウンロードできるのは願書などの一部の様式に限られ、その他に用意しなければならない証明書が必ずある。ホームページ上で出願に必要な書類は何かをよく確かめるように。
@の手紙で請求する場合はできればワープロが望ましい。手紙の最後にはボールペンやペンで署名することを忘れずに。書類請求の段階では国際返信用切手票を同封する必要はない。Eメールでの資料請求には応じていない大学もある。出願書類や出願の条件がホームページ上に銘記されている場合はすべてこれに従う。

書類請求の宛先


書類請求の宛先は、その大学のAkademisches Auslandsamt(国際課)の宛名/Eメールアドレスに送ればまず間違いない。各大学のAkademisches Auslandsamtの住所/Eメールアドレスはそれぞれの大学のホームページ上で探すか、DAADの冊子"Studium in Deutschland"の巻末資料を参照する。ホームページで請求先が銘記されている場合はその宛て先に送ろう。なお、Eメールでの資料請求には応じていない大学もあるので、郵送で請求するのが確実だ。

出願書類の準備・作成


出願に必要な書類


希望大学の出願書類が手に入ったら早速書類を整えて早めに発送しよう。何を提出すればいいかは送られてきた手紙等に銘記されているが、以下の書類はどの大学に出願する場合でも必ず送ることになるので、出願書類が送られてくる前から準備しておくといい。

☆必ず必要な書類

@ 英文か独文で作成された出身高校の卒業証明書
A 英文か独文の大学の在学証明書、あるいは合格証明書
B 英文か独文の大学の成績証明書(既に成績が出ている場合)
C 入学志願書
(Antrag auf Zulassung zum Studium in Deutschland)
D 英文か独文のドイツ語能力証明書
―Bの成績証明書はドイツ語能力証明書としても有効だが、ドイツ語能力を公的に証明できる別の書類があれば同封する。
  ドイツ語能力証明については「ドイツ語能力証明とは」で詳しく述べてあるので参照すること。
E 国際返信用切手票5枚(郵便局で1枚150円で購入できる)

※@の出身高校の発行する証明書は封印されている場合があるが、封筒は破って中味だけを提出する。
※Cの入学志願書は郵送で請求した場合は届くまでは準備できないが、この書式はドイツの大学共通の書式となっている(Fachhochschuleや芸術系の大学を除く)ので、Cのところからダウンロードしてプリントアウトし、下書きを作成しておくといい。もしも書類が届かない場合は、ここでダウンロードしたものに記入して送ってしまっても構わない。

記入に際しては出願用紙と同封されてくる"Merkblatt zum Antrag auf Zulassung zum Studium"(ダウンロード可)をよく読むこと。また出願用紙の詳しい記入方法を載せてあるのでそれも参照してほしい。

なお、ドイツの大学の願書には英語版もある(英語名:Application form for admission to studies for foreign applicants)。内容はドイツ語版の願書と完全に一致しているので、記入方法については同じく上記で紹介してある「詳しい記入方法」の該当個所を参照しよう。

☆その他に請求される可能性のある書類

@ 英文か独文で作成された高校の成績証明書
―必ず必要な高校の卒業証明書をもらうときに一緒に取っておくといい。
A 英文か独文で作成された財政能力証明書
―留学のためにドイツに滞在している期間、アルバイト等の収入なしで生活していくための費用があることを親など保証人が証明した書類。これが必要な場合はたいていその様式が同封されており、そこに日付とサインを記入すればいいようになっている。
B 出願手数料
―書類ではないが、一部の大学では出願時に手数料として50ユーロ程度を請求しているところがあり、こうした大学が最近増えつつある。この場合は、出願書類の送付と同時に手数料を振り込まなければならない。

C 大学入試センター試験の成績証明書
2003年よりZABが日本からの志願者の受け入れ条件として新たに課された基準に基づいて、上記証明書を請求されることがある。センター試験の証明書を発行してもらうためには、センター試験出願時に成績開示の申込みをしておかなければならない。これについてはDAADの「ドイツ留学FAQ」のページに詳しく載っている。

センター試験の取り扱いについての詳細はこちらを参照。

この他にも大学が独自で書類を請求してくることがある。大学から送られてきた手紙やパンフレットはよく読んで、漏れなく書類を揃えよう。

Amtliche Beglaubigungen について

ドイツの大学から送られてくる出願に必要な書類の記述を読んでいると、"amtlich beglaubigte Fotokopie" だとか "amtlich beglaubigte Übersetzung"といった表現に出くわすことが多い。直訳すれば「公的に証明された」ということになるが、これは公文書を証明してくれるような役所、機関で認証のスタンプをもらった書類ということ。

提出する証明書が日本語でしか出してもらえないような場合はドイツ語訳を作成し、その翻訳が日本語のオリジナルの証明書と同じであるという公的な証明が必要になる。また、証明書のコピーを送る場合はそのコピーが間違いなくオリジナルの証明書のコピーであることをスタンプで公的に証明してもらわなければならない、ということ。国内で公文書を証明してくれるところとして認められているのはドイツ大使館とドイツ領事館。

これを読んで恐らく「何やら面倒臭そう」と思ったことだろう。ただ、ドイツ大使館や領事館が近くにあれば、コピーした証明書に認証スタンプをもらうのは簡単。大使館などに出向くのが大変ならば、オリジナルの証明書を複数もらっておいてこれを送れば認証の必要は当然ない。

ドイツの大学に提出する証明書はドイツ語でなく英語でも良い。英文の証明書を出してもらえれば、ドイツ語翻訳を作って公証してもらうような必要はない。高校の卒業証明書などは、学校によっては英文証明書の発行に時間がかかる場合があるので、早めに申し込んでおこう。

証明書が日本語のものしか発行されない場合は、これを翻訳・認証しなければならないが、自分で勝手に翻訳したものを大使館に持ち込んでも認証は受けられない。この場合はドイツ大使館指定の翻訳会社に翻訳を依頼しなければならない。指定会社の問い合せは直接ドイツ大使館(03-3473-0151)へ。

Antrag auf Zulassung zum Studium


この書類は入学願書にあたり、出願書類の中で一番大切なもの。ドイツの大学に留学する際に出す願書は、有りがたいことに全ての大学で同じ書式が使われている。大学毎に記入方法が違ったりということがないので、複数の大学に出願するときも1部をきちんと完成させてしまえばあとはたいへん楽だ。
願書の様式は2002年の夏学期より、長年使われていた書式から新しいものに替わった。ホームページから今でも古い書式をダウンロードするようになっている大学もあり、旧来の様式に記入して提出しても特に問題はないが、これから願書を提出する人は新しい様式を使おう。
 願書にはブルーのプリント"Merkblatt zum Antrag auf Zulassung zum Studium"がはさんであって、そこに記入時の注意が載っているのでこれをよく読み、遺漏なくきちんとした願書を仕上げよう。こちらに各項目の一般的な記入方法を伝授するが、これはあくまで参考ということで、原則は自分でドイツ語を読んで考えること。願書記入の段階から既に留学が始まっているぐらいの気合いでやってもらいたい。

出願書類が準備できたらいよいよ発送だ。

出願書類を発送する


提出期限は?


願書提出の期限日はドイツの大学では原則として全て統一で、

Wintersemester(冬学期) の場合はその年の7月15日
Sommersemester(夏学期)の場合はその年の1月15日

と決まっている。これを過ぎて届いたものは処理してもらえないので(消印がこれより前でも原則として認められない)余裕をもって早めに送る。もし書類に不備があった場合にそれについての連絡をくれることがあるが、不備の書類を後から送る場合も上記の期限を過ぎると無効になってしまう。こうしたことも見越してできるだけ早めに送る。
大学によっては「消印有効」といったようにコメントがある場合がある。この場合はもちろん期日までの消印がつくように送れば受け付けてもらえる。
送る前に全ての書類のコピーを取っておく。ちゃんと送ったのに不備を指摘されたりした時にコピーがあれば反論できる。

気をつけよう!!


 出願書類を提出する前に、出願資格審査を有料で行っている大学がある。マインツ大学では事前の資格審査(有料・4週間程度かかる)をパスして初めて出願が許される。このような場合は時間的に十分な余裕を持って準備を進めなければならない。
 出願書類の提出期限を上記の統一期限以外に設定している大学が一部にある。(例)ハノーファー大学は冬学期のための出願は5月末日、夏学期は11月末日が提出期限になっている(02年11月現在)。
 ドイツの大学は基本的に冬学期/夏学期どちらからでも留学を開始できるが、大学によっては冬学期からの出願しか受けつけていない学部があったり、大学として冬学期からの出願しか受け付けないところ(ビーレフェルト大学など)がある。
上記のようなケースもあるので、留学希望大学が決まったらその大学のホームページで提出期限や条件を早めに確認しておこう。

受付開始日は?


提出期限は上記のように全ての大学で統一されているが、受付開始日はまちまち。受付開始日を明記していない大学もある。書類はできるだけ早く送ったほうがいいが、早過ぎても具合が悪い。受付開始日が指示されていない場合は、留学開始のひとつ前の学期が始まってから(冬学期から留学したい場合は4月以降、夏学期から留学したい場合は10月以降)送るようにしよう。そうしないとひとつ前の学期の出願書類と混ざってしまって混乱する恐れがある。
どの大学でも何千通もの海外からの出願書類を数名のスタッフで処理している。前学期の書類の処理が終わった頃を見計らって送るようにしよう。

書類発送の宛先


必要な出願書類を全て準備できたらできるだけ早く送ろう。送り先は大学から送られてきた手紙やホームページ上に明示されているはず。

送り先が見つからない時は、まず出願先大学がuni-assist加盟大学かどうかを調べる(次項参照)。uni-assistに加盟している大学の場合、送り先は原則としてuni-assistとなる。
uni-assistに加盟していなければDAADの冊子"Studium in Deutschland"の巻末リストに載っている宛先(大学のAkademisches AuslandsamtやInternational Office)に送ろう。

uni-assist加盟の大学への出願は…


2004年5月よりuni-assistという機関が、外国からの出願書類をとりまとめて書類審査を行うサービスが始まった。現在(06年4月)ドイツ全国の大学のうち85大学程がこのuni-assistに加盟しており、加盟大学は随時増えている。

ここに加盟している大学への出願は、原則として出願先大学ではなく、uni-assistへ宛てなければならない。出願書類の宛て先をどこにするかはそれぞれの大学から送られたプリントやホームページに明記されているはずだが、まず、希望する大学がuni-assistに加盟しているかどうかの最新情報をuni-assistのHPで調べること。

uni-assistは近年急増している外国からの出願書類の処理に追われている個々の大学の負担を軽減し、また、ドイツの大学への入学資格を厳密にチェックすることで、増えている留学生の中途退学者を減らす目的がある他に、出願者にとっても以下のようなメリットが謳われている。

uni-assistに加盟する複数の大学に出願したい場合は、証明書などの書類を1セットだけまとめてuni-assistへ送ればよい。
出願に関する問い合わせについても迅速に回答が得られる。
書類を郵送する前に、Onlineで出願書類のチェックを受けられる。
書類審査の結果もこれまでより早く受け取ることができる。また、書類が不十分な場合でも期限内であれば追加で送付することで、入学許可を得られる場合がある

など、サービス面で個々の大学はなかなか対応できない利点がある。ただし、uni-assist加盟大学への出願は有料(1大学目は55ユーロ、1校増えるごとに15ユーロずつ加算)で、料金を振り込まないと出願書類は処理してもらえない。

【注意】
上記のようないろいろなメリットが謳われて始まったuni-assistだが、現在はまだ未整備の部分も多く、連絡がなかなか来なかったり、書類の認定についての誤解と思われるケースが起きている。
連絡が来ない場合は早めにこちらからコンタクトを取ったり、納得の行かない理由で出願が認められない場合は、出願先大学へ直接相談することも含め、納得の行く説明を求めるなど、出願者本人から働きかける必要がある場合も想定しておいた方がいい。

uni-assistについての詳しい内容は各自上記HPで参照されたい。

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